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秘书口语表达的艺术[1]

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秘书口语表达的艺术

秘书口语表达的艺术 提纲: 提纲:

秘书口语表达的艺术

专业:文秘 一、秘书口语表达是一门艺 术 摘要: “能说会道” 是秘书的
、秘书口语表达的重要性 (一) 秘书口语表达的重要性 、 、秘书口语表达的艺术性 (二) 秘书口语表达的艺术性 、

看家本领,秘书在工作中虽很少 二、秘书口语表达的对象与 去演说,但却经常要说话,汇报 方式 情况、提出建议、传达指令、接
、说话要先看对象 (一) 说话要先看对象 、
1、 说话要看对方的基本情况 2、 看对方的性格和心理状态 3、交谈对象是陌生者

待来访、协调工作等等,都需大 量的使用口语表达,所以,秘书

、秘书交谈的方式 (二) 秘书交谈的方式 、
1、精心选择话题 2、开头很重要 3、 听话比说话困难——学会 倾听

要会说话,而且要善于说话。秘 书在工作中一定要注意口语表达 的艺术。

三、文秘的说话技巧
、懂得赞美、恭维和幽默 (一) 懂得赞美、恭维和幽默 、懂得赞美
1、赞美的方法及要点 2、秘书恭维要得体 3、充分发挥幽默才能

、控制谈话节奏 (二) 控制谈话节奏 、
1、掌握说话的语气、节奏、 风格和速度 2、应付敏感话题 3、学会适当拒绝 4、谈话要条理清晰、指辞准 确

关 键词:秘 书 说话技巧

口 语表达

、如何使语言中听——委 (三) 如何使语言中听——委 、如何使语言中听—— 婉含蓄 、运用微笑的技巧 (四) 运用微笑的技巧 、

现代社会是高速发展的社 会,任何事情都讲究高效率,而

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力求高的效率,良好的口语表达 是必不可少的。特别是作为一名 优秀的现代秘书,必须要能说会 道,精于言谈,才能在复杂的人 际交流中建立良好的人际关系, 游刃于各种社交场合,是自己立 于不败之地。 一:秘书口语表达是一门艺 术 、 (一) 秘书口语表达的重要 性 秘书作为现代飞速发展社会 中一个必不可少的职业,直接为 领导、主管、雇主等提供辅助管 理、综合服务,在各领导、各部 门之间处于一个枢纽的位置,起 到上传下达、左右沟通、内外联 络的作用。秘书在汇报请示、组 织会议、接待来访、上传下达、 左右沟通、内外联络等工作中随 离不开写作,但口语表达却更是 至关重要的。 性

在如今秘书这一领域中,口 语表达作为一项最基本的技能, 已被人们所共识,它不仅起到了 传递信息、沟通感情的作用,最 主要的,它体现了一名现代秘书 的修养、 知识、 能力以及魅力等。 所以, 现代秘书口语表达很重要。 、 (二) 秘书口语表达的艺术

经常有人认为:会说话的秘 书才是一名好秘书。那么,何为 会说话呢?见什么人说什么话。 会说话最重要的一点就是要“烧 香看佛,说话看人” ,左右逢源, 见什么人说什么话,就如《红楼 梦》中的王熙凤。王熙凤那是当 之无愧的会说话的人,她非常善 于察言观色,辨风测向,很多人 都说她像一个高明的心理学家, 能读懂人心。也确实如此,经常 是对方还没有说出口,她便已经 猜到了对方所想;往往是对方刚

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说,她便已经办了,就像是对方 肚子里的一条蛔虫,能知对方所 想,办对方所说。有的时候,她 还可以一百八十度的大转弯,同 一件事情,原来这样说,现在又 那样说,但她都说得入情在理, 十分动听。像这样能够顺应对方 心理,急转直下又不着痕迹的本 领,真实让人叹为观止。要是在 现代,王熙凤肯定是一名当之无 愧的优秀秘书人选,我们现在的 大多数秘书都应向她学*,学* 她的察言观色、辨风测向,学* 她的左右逢源、急转直下。 当然,现代秘书中也不乏像

听什么,她们就说什么,讨嫌对 话绝对不说,特别是面对互相矛 盾的双方,她们会左右逢源、两 面讨好,说此好,能挠到痒处, 引发对方来自内心的欢喜;论彼 非,能点到痛处,触及软肋,让 人频频颔首。到了一个陌生的环 境,她们会是非谨慎,对谁都露 笑脸, 唱颂歌, 对谁都客客气气, 热情洋溢。 这类“会说话”的秘书,不 论什么时候,她们往往都会避开 第一腔, 不轻易显露自己的观点。 有时被逼得不得不讲,也往往说 些模凌两可,不疼不痒的话,以

王熙凤这样的 “会说话” 的人才, 防对方观点与自己不一致时,能 她们用她们的说话技巧赋予口语 表达以艺术性特点。 她们置身于一个环境,必先 搞清人和人的关系,搞清身边每 个人的所好所忌,搞清人们喜欢 听什么、厌恶听什么。人们喜欢 够很自然的拉回来,避免与对方 的观点交锋。在领导面前,她们 会鼓动如簧之舌,说些恭维话, 说些体面话, 但由于太 “会说话” , 往往显得落落大方,言辞恳切, 娓娓动听,不温不火,既不显谦

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卑又不露阿谀奉承之态,使领导 听了不讨嫌,很舒服,有时还心 旷神怡。 这些秘书之所以能做得如此 自然,如此高明,归根结底还是 “会说话”的功劳。由此可见, 口语表达这一门艺术在秘书的日 常工作中有多么重要。基于此, 我们秘书应该更好的展现我们秘 书的口语表达艺术。那么,秘书 应该如何进行口语表达才能获得 最佳的效果,才能进行成功的交 际,并展现秘书口语表达的艺术 呢? 二:秘书口语表达的对象与 方式 (一) 说话要先看对象 、说话要先看对象 、 “烧香看佛, 说话看人” 要 , 说话就得先看人,作为秘书,说 话前一定要得先看交谈对象, 见 “ 什么人说什么话”——这就是说 话的技巧,它不是圆滑,而是一

种口语表达的艺术。 1、 说话要先看对方的基本情 况 秘书的工作涉及方方面面。 这就决定了秘书口语表达的对象 也涉及方方面面、各行各业、各 种职位以及各种社会角色。秘书 要想让自己在这复杂的人际交流 中成为像王熙凤哪样的人才,很 重要的一点就是说话要看对方的 基本情况。 交谈时看对方的基本情况说 话这点至关重要,只有在充分了 解了对方的基本情况的前提下, 才能在与对方交谈时,根据对方 各方面的基本情况来确定秘书口 语表达的方式、内容以及所要运 用的说话技巧,并根据对方的基 本情况,在谈话时随时调整自己 的语言,根据不同的情况来说不 同的话,是自己拥有王熙凤“变 色龙”的本领。

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2、 看对方的性格和心理状态 秘书说话交谈时看对方的性 格和心理状态也是很必要的。人 们通常有这样一种心理:要想征 服一个人,必须先了解这个人, 只有了解了这个人,才能够说出 他爱听的话。要了解一个人有很 多种途径,最好的就是先了解对 方的性格,而要了解一个人的性 格特征,我们可以通过它的言行 举止等多方面观察。只有了解了 对方的性格,才能根据对方的性 格推测对方的心理,知道在对方 面前什么该说,什么不该说,也 才知道,是该赞美,还是恭维, 才能在交谈中避免双方尴尬或讨 对方嫌。 看对方的性格和心理状态说 话,能使秘书做到“话随心发” , 特别是在与上司交谈时,能使自 己做到不仓促发话,以免引起上 司的误解,影响到上司的心情,

或者伤到上司的自尊心等,使上 司对自己产生强烈的反感,让上 司对自己讨嫌。 3、交谈对象是陌生者 跟陌生者做到交谈甚欢也是 秘书口语表达最基本的一项要 求,同时也是秘书口语表达艺术 中一个基本的条件。 秘书的工作复杂多样,每天 都面临着跟形形色色的人交流, 在这形形色色的人流中,难免遇 到陌生者。那要怎样交谈,才能 将秘书口语表达的艺术完全展现 出来呢?要怎么做才能使秘书跟 陌生者交谈甚欢呢? 对于陌生者,最好就是观察 他的言行举止,并根据双方当时 所处的环境来进行交谈,最好在 见面前先打听一下对方的情况。 秘书要注意自己的指辞,尽量使 对方乐意地接受自己所说的话 语,这样应该更容易达到理想的

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交际效果。 (二) 交谈的方式 、交谈的方式 、 1、精心选择话题 秘书在进行口语交谈时,精

时,良好的开头不仅是秘书良好 飞口语表达能力的体现,也是秘 书内涵、修养、知识等的体现。 秘书说话时,有了好的开头,才

心选择话题很重要。 选对了话题, 能继续接下来要说的话。 所以说, 顺应了对方的心,交谈才能进行 下去,特别是初次见面之人,找 到双方“共鸣”的话题很重要, 只有找到了这一个“共鸣”的话 题,才能通过这一个话题更多的 了解、认识对方,以达到自己交 谈的目的。 精心选择话题在与领导交谈 时也尤为重要,在选择话题是, 要注意选择领导所关心的事为话 秘书说话,开头很重要。 3、 听话比说话困难——学会 倾听 倾听也是秘书口语表达的一 种方式,秘书真正意义上的倾听 要比秘书说话困难的多。倾听是 一种理解、是尊重、是接纳、是 期待、是分担、是共享快乐。秘 书的工作主要是针对领导、上司 的工作,处于上位的领导,往往

题, 把话题对准领导的兴奋中心, 都会需要一位好的倾听者,不说 引发与领导之间彼此的交谈,使 自己与领导的交谈更为自如,以 提高彼此的工作效率。 2、开头很重要 秘书说话应注意开头, 良好 “ 的开头是成功的一半” 秘书说话 。 分享烦恼,可发发牢骚还是必要 的,这时,秘书就成为了领导身 边一位绝好的倾听者。倾听不仅 仅是给了领导一个表达的机会, 它使你获得的是对方的喜欢与信 任。

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三、文秘的说话技巧 口语表达是一门艺术。而凡 是艺术的都是技巧的。文秘该如 何说话,才能将口语表达的艺术 完全展示出来呢? 、 恭维和幽 (一) 懂得赞美、 懂得赞美、 默 1、赞美的方法及要点 一句普普通通的赞美,有时 可以改变一个人的一生。不管是 谁,都希望听到别人的一句赞美 的话,适当的赞美是互相联络感 情的重要纽带, 特别是文秘人员, 适当的赞美能起到润滑人际、顺 畅沟通、花抵触为友善、变尴尬 为自然的作用。就比如秘书在与 客户交谈时,适当的几句赞美, 能让彼此第一次接触的紧张心情 放松下来,解除客户的戒备心,

得不偿失。 在赞美时,秘书要注意放下 架子,保持微笑;要在交谈中寻 找可赞美的话题;赞美别人赞美 不到的细小地方或赞美对方引以 为荣的。赞美时要尽量用心去赞 美,不要太多修饰,同时,要注 意赞美的要点,赞美时要实事求 是,指辞恰当,并深入、具体、 细致,赞美要热情,但要注意不 要过度。 2 恭维话要得体 秘书在工作中少不了要恭维 上司,恭维领导,恭维客户等, 秘书在说恭维话时一定要得体。 (1) 、秘书恭维要因人而异 要根据不同人的年龄、 性别、 职业、社会地位、人生阅历及性 格特征等进行。如:对年轻人应

建立信任关系, 拉*彼此的距离。 该恭维他的创造才能或开拓精 但赞美一定要注意方法和要点, 以免在赞美时起到相反的作用, 神;对老年人应该恭维他的身体 健康,富有经验;对政界的人应

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该恭维他的气质修养、 文化内涵; 巧成拙。秘书违心的迎合、奉承 对商界的人应该恭维他的商业才 能等。 (2) 、恭维话要恳切 秘书在恭维时语言恳切,会 增强恭维的可信度,在恭维的同 时,明确地说出自己的愿望,或 者有意识地说出一些具体的细 节,都能让人感到你的真诚,而 不会以为是过分的溢美之词。 (3) 、恭维话要措辞精当 秘书说话特别要注意措辞, 措辞精当,不易使人产生误解。 在现实生活中往往会出现这样的 事:说话者好心,而听话者却当 成恶意,结果弄得不欢而散。我 们秘书在进行说话时,一定要避 免此类事情发生。 (4) 、恭维话要适度,要有 分寸 秘书在讲恭维话时一定要注 意适度原理,要掌握分寸不要弄 和讨好将有损自己的形象,秘书 适度得体的恭维应建立在理解他 人,鼓励他人。满足他人正常需 要及为人际交往创造一种和谐友 好气氛的基础上。 3、充分发挥幽默才能 “幽默”是说话者与听话者 建立友好关系的最有效手段之 一,当你说得对方眉开眼笑时, 他们也就主动的参与了你的思想 交流过程,所以说,秘书充分发 挥幽默说话的才能是秘书口语表 达艺术的一项重要技巧。 秘书人员的语言风格,应该 是个人思想、能力、气质、心境 等因素与工作需要的有机结合, 善于说话的秘书必须要善于幽 默。幽默风趣的语言风格是秘书 口语表达的润滑剂,它可以对听 者的情绪起到调节和引导的作 用,并使自己的情绪和表达接*

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和适应对方。秘书幽默的口语表 达还可以改变办公室的工作气 氛,是紧张的气氛变得轻松,也 可以缓解和人际间的分歧与冲 突,使办公室的人际联系变得融 洽紧密。 (二) 控制谈话节奏 、控制谈话节奏 、 1、掌握说话的语气、节奏、 风格和速度 文秘人员在说话时一定要掌 握说话的语气、节奏、风格和速 度,秘书的口语表达言不在多。 达意则灵。秘书汇报请示应直奔 主题,言简意赅,不可云遮雾罩 兜圈子,让人不知所云;布置工 作、传达指示时。要重点突出、 层次清晰、条理清楚,让对方知 道是什么、干什么、怎么干;接 待来访应态度友好、耐心听记, 用简洁明确的语言给来访者以回 复,不可滔滔不绝说些大话;在 协调关系时,语言既诚恳委婉又

切中要害。口语表达时一定要掌 握语气、富于节奏、巧用风格、 控制速度。一名优秀的秘书,应 具备三言两语就能准确表情达 意,几句话就能把众多的思路理 清的能力。 2、应付敏感话题 秘书在工作中与人交谈时, 往往会遇到一些使人尴尬的敏感 话题,对于一些表面上的敏感话 题,秘书可以直言不讳,也可以 含蓄以对,面对敏感的话题,秘 书有时需含蓄说话,委婉处理, 既要达到目的,又要息事宁人, 防止矛盾激化;对于一些不可应 对的敏感话题,秘书可采用转移 话题的方法来应对,或者含糊其 辞, “水无常形,话无定格” ,运 用模糊的语言加以应付也不失为 对付敏感话题的一种良策。 3、学会适当拒绝 秘书工作中总免不了一些而

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拒绝和被拒绝的事发生,秘书应 如何拒绝才能避免尴尬而又不影 响人际关系呢?秘书拒绝时一定 要有分布的理由,要把之所以拒 绝的理由说清楚,而且,秘书在 拒绝时一定要给对方保留情面, 尽力维护对方的自尊,学会拒绝 的同时也要学会为他人着想,使 秘书能轻松愉快地说“不”字,

于捕捉谈话的时机,将游离于主 题的话题拉回来,按一定的主题 和条理与对方交流。 准确表达,善于言谈,既要 快捷又要得体,是人际交流的必 虚,更是秘书口语表达的必需。 在此基础上,措辞是否妥当至关 重要,文秘工作人员一旦因措辞 不准确而引起误解,就难给单位

也能使对方高高兴兴地接受 “不” 或个人带来火患或不利影响。 字。 4、 谈话要条理清晰、 指辞准 确 秘书的口语表达要求秘书说 话主旨明确、内容相关、有条不 (三)如何是语言中听—— 如何是语言中听—— 委婉含蓄 秘书说话一定要中听,这是 秘书口语表达最实际的需要。秘 书说话直来直去,固然是一种优

絮。 秘书说话都有其一定的目的, 点,但不分场合、环境、对象等 目的决定的任何谈话都有一个中 心思想,中心明确,才能解决说 话的集中性、连续性和条理性问 题。秘书对于一次谈话要说出多 项内容,更需事前心中有数,在 多项内容之间串起中心,并要善 去直言,就会变成缺点。在某些 情况下,话不得不说,但又不能 直说,还要让对方听得懂,这就 需要秘书采用委婉含蓄的语言来 表达。委婉含蓄的语言在秘书的 人际交流中,能达到缓冲和回转

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的效果,还可维护对方的自尊, 给对方留有余地,达到心理认同 的特效,使秘书在人际交往中取 得较好的交际效果。 、运用微笑的技巧 (四) 运用微笑的技巧 、 卡耐基说: “微笑, 他不花费 什么,但却创造了许多成果。他 丰富了那些接受的人,而又不使 给予的人变得贫瘠。他在一刹那 间产生,却给人留下永恒的记 忆。”微笑时秘书人际交往的润 滑剂,是直通人心的交际语,是 秘书口语表达艺术中不可或缺的 部分,胜过千言万语。 秘书口语表达在秘书工作中 如此重要,秘书一定要掌握其口 语表达艺术,善于说话,成为一 名能说会道,真正“会说话“的 秘书,推动秘书事业的发展。

潮出版社 [2] 办公室文秘工作实务 、 《 全书》 北京出版社 [3] 、徐秋英《秘书的说话 艺术》 1999 [4 ] 陈合宜《秘 书学》 、 2001 [5] 期刊 、 《秘书》 1994.4 [6 ] 期刊《秘书 之友》 、 2009.12

参考文献: [1]《秘书工作艺术》 海 、

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